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COMMENT ORGANISER UNE RÉUNION EFFICACE?

Les nécessiteux avides de rencontres 

Préparer une réunion et établir l'ordre du jour

 

Tout d'abord, il est essentiel de définir les différents thèmes qui seront abordés lors de la réunion. Après tout, c'est pourquoi vous avez organisé cette rencontre! Le but ici est de s'assurer que tous les participants savent à quoi s'attendre et de faciliter la préparation de chacun. Il s'agit de déterminer à l'avance l'objectif de la rencontre pour une meilleure préparation mais aussi de valider la nécessité de la rencontre.

L'heure de la réunion est fixe, alors ne soyez pas en retard

Comme nous le savons tous, avec les courriels, les appels et les messages reçus au téléphone, il y a beaucoup de distractions lorsque nous attendons que tout le monde soit prêt à commencer la réunion. Lorsque vous arrivez en retard, vous réduisez le temps alloué à la réunion. Dans de nombreux cas, les réunions durent 30 minutes. En réalité, ils sont raccourcis à 20 minutes parce que le temps est écoulé. Une étude montre que dans les entreprises de plus de 250 salariés, 40% des réunions commencent tard. Cela conduit à une frustration générale, à une collaboration réduite en équipe en raison d'un manque d'idées générées et d'un moral bas. Prenez l'habitude de commencer à l'heure, même si tous les participants ne sont pas présents.

Impliquez chaque participant dans la réunion

La durée d'attention d'un individu est de 10 minutes. Capturer la conversation et négliger les participants ne produira pas de bons résultats. Assurez-vous que tout le monde participe et apporte de la valeur sur la table.

Attribution de rôles avant la réunion

En fonction du nombre de participants, déterminer les rôles de chacun apporte une plus grande fluidité et donc plus de productivité. Par exemple, il peut y avoir un animateur et un preneur de notes. De cette façon, tout le monde sait quoi faire et aucune frustration ne sera générée.

Demandez aux participants d'écrire leurs questions pendant la réunion

Il est possible que toutes les questions discutées lors d'une réunion ne soient pas claires pour tout le monde. Au lieu d'interrompre la discussion à chaque question, prévoyez du temps à la fin de la réunion pour aborder chaque question en groupe. Cela aidera tous les participants à clarifier les points peu clairs et rendra le plus grand service aux individus les plus introvertis.

Quittez la réunion avec des objectifs clairs

Dans certains cas, vous sortez de réunions épuisés, dans d'autres, vous êtes inspiré et plus motivé que jamais! Une bonne planification et la définition d'objectifs clairs lors de la réunion permettent aux équipes de quitter la réunion l'esprit tranquille, en sachant quelles sont les prochaines étapes et quelles sont les tâches de chacun.

Assurez-vous que chaque participant a accès aux notes de la réunion et sait exactement quelles actions il ou elle doit prendre avec leur date limite. Dans la mesure du possible, vous pouvez partager ces notes (lien vers le compte rendu) avec des personnes qui n'étaient pas présentes mais qui participent au projet. L'objectif ici est de s'assurer que tout le monde dispose du même niveau d'information. Attribuez des actions aux participants avec des dates de livraison réalistes. Cela vous permettra de suivre l'avancement du projet et d'intervenir en cas de blocages.

La mise en place de réunions efficaces peut sembler compliquée, surtout si votre objectif est simplement de partager des informations. Gardez à l'esprit qu'une réunion réussie utilise les compétences et la réflexion des participants et n'a pas pour but de consommer leur temps précieux.

Fixer des objectifs clairs, attribuer des tâches spécifiques et clarifier les zones grises vous permet de mener des réunions efficaces qui stimulent les équipes et évitent les frustrations.

 

Et vous avez terminé!

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