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Comment préparer une réunion?

Les réunions peuvent être utiles ou doivent être refaites …

Résumé:

  1. Qui inviter?
  2. Quand tenir une réunion?
  3. Comment se préparer et que doit-il y avoir?
  4. Comment gérer la réunion
  5. Que faire à la fin?

Un mot d'avertissement:

Vous trouverez ci-dessous une vision TRÈS générale des réunions. Chaque type de réunion a ses propres codes, processus. Choisissez ce qui est requis en fonction de la situation dans laquelle vous vous trouvez.

Qui inviter?

En fonction du but de la réunion, votre objectif est d'informer les personnes qui y sont requises. Cela signifie des gens qui peuvent:

  • Vous aider à prendre une décision
    • Votre patron, un collègue qui travaille avec vous sur les sujets sur lesquels vous travaillez.
  • Avoir le pouvoir de dire oui ou non
    • Cela peut être un client, un fournisseur, des opérations, des finances, du marketing.
    • Le but ici est d'identifier qui vous aidera à atteindre ou à vous arrêter pour XYZ
  • Vous informer, sur les éléments clés hors de votre contrôle ou farfelus en termes de données.
    • Exemple: vous êtes dans les ventes et pourriez avoir besoin de Finance pour vous dire combien de réduction vous pouvez accorder
  • Alliés clés
    • Ce sont des personnes qui sont avec vous, qui veulent que vous réussissiez et en fonction de leur «poids» qui elles sont, de leur travail, leur réseau fera avancer votre agenda.

Quand tenir une réunion?

Tant de théories sur celle-ci, mais quelques conseils sont universels:

  • Les gens détestent les réunions à 16h30 ou 16h45 lorsque la journée de travail se termine à 17h00. Sauf si vous avez une bonne raison comme:
    • Plusieurs fuseaux horaires
    • Mode de crise
    • Vous travaillez selon un horaire différent de celui des 9 à 5 personnes

La seule chose que vous obtiendrez en agissant ainsi est d'ennuyer tout le monde et ils regarderont leur montre, se désengageront et arrêteront la réunion le plus tôt possible.

  • Les réunions tôt le matin sont pour moi les meilleures, vous êtes au top de votre forme (pas épuisé par la journée). Vous pouvez penser clairement parce que vous n'avez pas commencé à travailler sur autre chose et si vous êtes une personne du matin, vous pouvez dominer les têtes endormies pour qu'elles s'entendent sur des points qu'elles ne feraient pas si elles étaient plus alertes.

 

  • Rendez-vous avant le déjeuner, à 11h ou 11h30 celui-ci est sournois. C'est le meilleur moment pour les négociations. Les gens ne mangent généralement pas avant la réunion et si vous avez une conversation difficile, plus elle dure, plus il est difficile de se concentrer lorsque votre ventre demande de la nourriture!
    • Si vous souhaitez organiser ce genre de réunion. Mangez avant, mangez bien mais pas au point de coma alimentaire.

 

  • La réunion hors du commun, vous savez celle où il y a 15 minutes ne savait pas qu'elle existait … Celui-ci est très simple avec traduction:
    • Puis-je y arriver? Oui Non
      • Ils ne valorisent pas mon temps sinon ils m'auraient invité plus tôt et je me serais préparé.
    • At-il un agenda? Oui Non
      • La qualité de la réunion n'est pas prouvée (s'il n'y a pas d'ordre du jour), ce qui signifie qu'il y a 80% de chances que je perde mon temps
    • Est-ce assez important pour arrêter tout ce que je faisais? Oui Non
      • Le temps est précieux, vous n'êtes pas jugé sur le nombre de réunions auxquelles vous participez mais sur votre productivité!
    • Qui sera là / Dois-je être là même si la réunion en elle-même est inutile?

Sauf pour le dernier point, si vous dites non à l'un des trois ci-dessus, je n'irais pas.

 

Comment se préparer et que doit-il y avoir?

Cette section entière réside dans l'invitation à la réunion!

Règle d'abord l'AGENDA.

Oui, vous demandez aux gens de prendre le temps de leur journée pour participer à quelque chose que vous avez créé / dont vous voulez discuter.

=> Donnez-leur une chance d'apprécier le fait que vous avez fait le travail de préparation et cela en vaut la peine, de venir à cette réunion.

=> Aussi, iriez-vous n'importe où sans raison? Si vous allez faire l'épicerie, vous pourriez avoir une liste d'articles que vous souhaitez acheter, sinon, vous perdez juste du temps … tu obtiens le point.

Deuxième règle, soyez bref, soyez brillant, partez

– Il n'y a aucune valeur à mettre 20 pages, personne ne les lira sauf dans le domaine scientifique, éditorial.

– IMPACT, dites ce que vous voulez dire en puces. Idem pour les éléments d'action. Oui, si vous avez besoin que les participants fassent des travaux préparatoires pour la réunion (fortement suggéré), décrivez-le et attribuez-le à quelqu'un. Ne pas l'enterrer au milieu de l'agenda.

– Comme tout dans ce monde, vous devez vendre ce que vous voulez réaliser. Plus vous serez préparé, concentré et droit, plus ce sera facile.

Veuillez éviter à tout prix de faire la réunion avant le début de la réunion.

Vous perdrez votre temps et le temps de tout le monde! 

Comment gérer la réunion?

Le jour est venu, vous dirigez la réunion et vous voulez qu'elle soit aussi productive que possible:

  • Gestion du temps: assurez-vous de garder une trace du temps pour l'ensemble de la rencontre mais aussi par thèmes. Vous pouvez annoncer que vous avez planifié XYZ min par sujet et donc une fois dans les 5 dernières minutes du temps imparti, vous devez:
    • Conclure
    • Définir des éléments d'action et leur attribuer une date d'échéance
    • passer au sujet suivant
  • Toutes les réunions ne peuvent pas être aussi linéaires qu'un thème égal à 1 résultat. Vous devrez peut-être discuter de plusieurs sujets avant de tirer des conclusions et un plan de match. C'est bon. Les règles changent un peu mais l'esprit est le même:
    • Comprenez ce dont vous avez besoin en termes d'informations, d'adhésion … prendre une décision ou pouvoir avancer
    • Décrivez ces points clés et répartissez le temps entre eux
    • Discutez et réservez du temps pour définir ce qui doit être fait, qui le fera et combien de temps ils auront pour produire la réponse!
  • Voici la dernière partie de la réunion, la plus importante:
    • Si cela est justifié (dans la plupart des cas, vous devez le faire): vous devez planifier une réunion de suivi, pour avancer sur les actions, clôturer la conversation …
    • CONVENEZ de ce qui a été dit et de ce qui va se passer. C'est la phase minute.
      • En règle générale (sauf si votre patron veut le faire), celui qui dirige la réunion DOIT envoyer le procès-verbal. Il s'agit de votre réunion, d'où votre responsabilité, si vous ne le faites pas, votre client, une autre unité commerciale, pis le vendeur dictera ce qui a été dit et ce qui va se passer.
  • Dernier point mais non le moindre, ne refaites pas la réunion après la réunion. Il est trop tard et si vous revenez en arrière et changez ce qui a été décidé, vous serez perçu comme indigne de confiance ou mauvais dans ce que vous faites.

Que faire à la fin?

Ok, vous avez survécu à la réunion, les participants sont d'accord, vous avez une liste d'actions sur lesquelles les gens vont travailler, il est maintenant temps de terminer en beauté.

Le procès-verbal et le suivi:

De la même manière que vous avez commencé avec un ordre du jour avec des puces, il est maintenant temps de résumer ce qui a été dit et décidé de manière cohérente et brève.

Il comprend quand est la prochaine rencontre.

 

Et vous avez terminé!

 

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